Elk jaar staan wij stil bij de voordelen van automatisering en wat voor nieuwe mogelijkheden dit biedt. Online samenwerking is het nieuwe credo waarbij de werkzaamheden kunnen worden verdeeld tussen uw accountant en uzelf.
Een groot aantal klanten zien wij verder digitaliseren en zij vragen ons ook regelmatig naar de mogelijkheden die wij als accountant kunnen bieden.
Portals en online samenwerking
De wet AVG heeft een versnelling aangebracht in het werken met portals. Eigenlijk is het niet meer dan een digitale brievenbus.
Voorheen ontvingen uw werknemers of de werkgever de loonstroken per email. Uit hoofde van beveiliging krijgen uw medewerkers deze tegenwoordig op haar mobiele telefoon. Dit bespaart handelingen voor uzelf en tevens kunnen de medewerkers altijd hun loonstrookjes (maar ook jaaropgaves) zelf benaderen.
Loonheffing aangiftes, fiscale rapporten, jaarrapporten etc. worden nu ook vaak in portals klaargezet met als voordeel dat u deze op 1 plek kunt terugvinden.
Hieronder volgen een aantal onderwerpen waar verdere automatisering een mogelijkheid is.
Bankmutaties in plaats van bankafschriften
Als u samen met uw accountant kiest voor een online boekhoudprogramma dan zorgt de softwareleverancier ervoor dat, na uw eenmalige goedkeuring, alle bankmutaties van uw betaalrekening dagelijks in het boekhoudprogramma worden ingelezen. Let wel goed op bij de keuze van software dat uw bank deze mogelijkheid biedt bij het geselecteerde pakket.
Inkoopfacturen
Tegenwoordig komen er veel facturen per email binnen. U kunt deze facturen doormailen naar uw accountant op een speciaal voor u ingericht emailadres die is gekoppeld aan uw administratie. Middels een scanprogramma kan de accountant vervolgens de facturen inlezen en zorgen dat deze goed geboekt worden. Het scanprogramma “herkent” de factuur en kan de factuur in veel gevallen automatisch goed boeken afhankelijk van de kwaliteit van het scanprogramma en het lerend vermogen van het scanprogramma.
Verkoopfacturen
In een onlinepakket kunt u ook zelf uw verkoopfacturen aanmaken (in plaats van in word of excel) die dan ook rechtstreeks geboekt worden in de administratie. Een veel gebruikt pakket als Marti-Orbak heeft ook een koppeling tussen haar factureer module en de meeste boekhoudpakketten. Zonder koppeling kunnen de verkoopfacturen uiteraard ook worden gescand.
Contant bonnetjes
Een regelmatige ergernis is dat bonnetjes simpelweg verloren gaan en dat achteraf niet meer is vast te stellen waarvoor de pintransactie ook alweer was. Nog lastiger is het als er contant is betaald en de bon niet meer te vinden is. Met uw smartphone kunt u een foto maken van de bon en deze via een app rechtstreeks downloaden in het scanprogramma waarna deze dezelfde weg volgt als een inkoopfactuur.
Kasadministratie
Afhankelijk van uw gekozen boekhoudpakket en de kassasoftware kan er een koppeling worden gelegd tussen de software pakketten waarbij de kasadministratie kan worden verwerkt in uw administratie.
Matching
Als alle inkoop-, verkoopfacturen en kasmutaties zijn verwerkt in de administratie kunnen deze veelal automatisch worden gekoppeld aan uw bankmutaties. Volledigheid van aanlevering blijft uiteraard een voorwaarde om de matching tot een succes te maken.
Spreekt bovenstaande werkwijze u aan neem dan contact op met uw accountant om te bekijken wat in uw geval de beste oplossing is voor uw administratie.