De afgelopen jaren gaan de ontwikkelingen in automatisering hard. De kosten van gegevensopslag en hardware zijn fors gedaald. In kantoorautomatisering zien wij dat terug in het gebruik van bijvoorbeeld email waarin wereldspelers als microsoft en google met cloudoplossingen vrijwel onbeperkte ruimte bieden om al het emailverkeer op te slaan tegen lage kosten, met als bijkomend voordeel dat deze werkplekonafhankelijk benaderbaar zijn. De kosten van randapparatuur als pc’s, printers en kopieeroplossingen zijn ook fors gedaald. Multifunctionele oplossingen in apparaten (printers, scannen, kopieren ineen) en bijvoorbeeld het gebruik van tablets voor kassasystemen verlagen de hardware kosten waardoor deze voor een grotere groep gebruikers interessant wordt.
De software ontwikkelaars hebben ondertussen ook niet stilgezeten. De aangeboden software oplossingen bieden veel mogelijkheden die ook voor kleinere bedrijven interessante opties bieden.
De afgelopen jaren zien we ook steeds meer softwareleveranciers die hun programmatuur online ter beschikking stellen waardoor er interessante mogelijkheden ontstaan. De software leveranciers zorgen er voor dat de software wordt geupdate en nemen de verantwoording over voor back ups.
De toekomst is dat gebruikers van software voor het gebruik van de software gaan betalen. Vaste maandelijkse bedragen in plaats van betaling voor de aanschaf van de software is al gemeengoed voor veel administratieve software. De volgende stap naar betaling voor het gebruik wordt ook al gemaakt.
Op het gebied van administratie verwerking zien wij door online toepassingen nieuwe mogelijkheden ontstaan waarbij samenwerken het nieuwe credo wordt. Op het gebied van salarisverwerking is het mogelijk om samen in hetzelfde programma te werken waarbij de klant van de accountant de uren invult in plaats van deze apart doorgeeft. In plaats van de salarisstroken te emailen of uit te delen kunnen de werknemers deze ook digitaal ontvangen door in te loggen op hun eigen account in de cloud.
Samenwerken zien we ook steeds meer op het gebied van de boekhouding. Scan en herken oplossingen zorgen ervoor dat bijvoorbeeld inkoopfakturen digitaal naar de accountant worden verstuurd en middels een scanprogramma door de accountant worden ingelezen in de administratie. Verkoopfakturen worden nog veelal door de klant zelf gemaakt en dit kan in een aparte module waarbij de gegevens worden vastgelegd in de online boekhouding. De herkenfunctie in de software zorgt ervoor dat de boekingen steeds nauwkeuriger worden ingevoerd en dat een foutieve boeking de volgende keer wel wordt herkend.
De bankmutaties kunnen dagelijks in het programma worden ingeladen waarbij de accountant bij een goede aanlevering ervoor kan zorgen dat de administratie up to date is. De klant kan meekijken en heeft een meeleesmogelijkheid om te zien hoe hij er financieel voorstaat. De klant kan er ook voor kiezen om (deels) zelf de administratie in de cloud te voeren.
Tip
Overleg met uw accountant om tot een maatwerkoplossing te komen die u past.Vooral bij (tijdelijke) afwezigheid van de administratieve kracht kan er op afstand door de accountant ervoor worden gezorgd dat de administratie wordt bijgewerkt zodat er geen achterstanden ontstaan.
Tip
Een back up plan om dit te regelen kunt u bespreken met uw accountant.De mogelijkheden zijn onbeperkt, de investering in hardware is geen beperkende factor meer. Het gaat er vooral om dat er een oplossing wordt gekozen die bij u en uw organisatie past. Doe er u voordeel mee.