Archief

De Werkkostenregeling geldt per 1 januari 2015 definitief voor alle werkgevers. Onderstaand in het kort het ontstaan van deze regeling, de diverse kosten categorieën, enkele bijzondere posten alsmede de laatste wijzigingen die de staatssecretaris heeft aangebracht.

Waarom de WKR?

De bedoeling van de regeling is het doorvoeren van een administratieve vereenvoudiging voor werkgevers. Ten tijde van de introductie van de werkkostenregeling kenden wij ongeveer 30 categorieën van vergoedingen en verstrekkingen met elk eigen criteria waaraan moest worden getoetst.

Denk bijvoorbeeld aan het kerstpakket, maaltijden, (mobiele) telefoons, fietsen, bedrijfsfitness en reizen etc. etc.. In de loop der jaren is een voor werkgevers onoverzichtelijke brij aan regels ontstaan. Onder de werkkostenregeling worden de meeste van deze regelingen afgeschaft en kan gebruik worden gemaakt van een forfaitaire vrijstelling met de mogelijkheid tot eindheffing voor het meerdere.
De werkkostenregeling kent de volgende categoriën:

• Kosten die onder de vrije ruimte vallen
• Intermediaire kosten
• Gericht vrijgestelde kosten
• Nihilwaarderingen

Vrijstelling van 1,2% van de loonsom

Onder de werkkostenregeling kan 1,2% van de totale fiscale loonsom worden gebruikt voor belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen; de zogenaamde vrije ruimte. Er hoeft voor de forfaitaire vrijstelling niet gekeken te worden wat het karakter van de vergoeding of verstrekking is. Vergoedingen en verstrekkingen die onder het forfait vallen hoeven door u als werkgever niet per individuele werknemer te worden geadministreerd. Wel is het voor u van belang dat u onderscheid maakt tussen loon uit tegenwoordige en vroegere dienstbetrekking.

Intermediaire kosten vallen niet onder deze regeling

Bij intermediaire kosten gaat het om kosten:

• die betrekking hebben op de aanschaf of onderhoud van zaken die tot het vermogen van de werkgever behoren (bijvoorbeeld kosten die betrekking hebben op de auto van de zaak die aan de werknemer ter beschikking is gesteld);
• kosten die specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering (bijvoorbeeld relatiegeschenken of kosten van een diner met een zakelijke relatie).

Nu en onder de werkkostenregeling mag een werkgever de intermediaire kosten onbelast vergoeden.

Gerichte vrijstellingen

Niet alle bestaande regelingen worden afgeschaft. Binnen de werkkostenregeling bestaan voor een aantal vergoedingen en verstrekkingen 'gerichte vrijstellingen'. Deze gerichte vrijstellingen kunnen onbelast gedaan worden aan uw werknemers. De gerichte vrijstellingen zijn vergoedingen en verstrekkingen voor:

• vervoer, bijvoorbeeld abonnementen en losse kaartjes voor reizen met het openbaar vervoer en vergoedingen voor reizen met eigen vervoer van maximaal € 0,19 per zakelijke kilometer
• tijdelijke verblijfskosten in het kader van de dienstbetrekking
• cursussen, congressen, seminars en dergelijke, voor zover van belang voor het werk van de werknemer
• studie- en opleidingskosten en outplacement
• maaltijden als gevolg van overwerk, koopavonden of dienstreizen
• verhuiskosten
• vakliteratuur
• contributies voor beroepsorganisaties

Gerichte vrijstellingen gaan niet ten koste van uw vrije ruimte voor zover ze binnen de normen blijven die voor deze gerichte vrijstellingen gelden.

Nihilwaarderingen

Voor bepaalde vormen van loon in natura geldt een zogenaamde nihilwaardering. Wanneer u dergelijke vormen van loon in natura aan uw werknemers verstrekt, vormen deze geen loon. De volgende loon in natura bestanddelen zijn onder de nihilwaardering gebracht:

• voorzieningen op de werkplek zoals het gebruik van de vaste computer, het kopieerapparaat en de vaste telefoon;
• arbo-voorzieningen;
• consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd;
• uniformen, werkkleding die (bijna) uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen, en werkkleding die op het werk achterblijft;
• ov-jaarkaart en voordeelurenkaart als uw werknemer deze kaart ook voor het werk gebruikt.

Algemeen forfait

Het restant van de vergoedingen en verstrekkingen vallen onder het algemeen forfait. Werkkosten die onder het algemeen forfait zijn gebracht, dienen te worden gewaardeerd naar de waarde in het economisch verkeer. Voor enkele van deze werkkosten is een bijzondere waardering vastgesteld. Bijvoorbeeld: maaltijden in kantines hebben een vaste besparingswaarde van € 3,20 (2015) per maaltijd.

Eindheffing of loon bij de werknemer

Is het totaal aan vergoedingen of verstrekkingen, na toepassing van de gerichte vrijstellingen, nihilwaarderingen en forfaitaire waarderingsregels meer dan 1,2% van het fiscale loon uit tegenwoordige dienstbetrekking, dan wordt dit meerdere bij u belast tegen een tarief van 80%. Bij de werknemer wordt dan niets tot het loon gerekend.

U kunt er ook voor kiezen bepaalde vergoedingen en verstrekkingen tot het loon van de werknemer te rekenen. Dan vervalt bij u de eindheffing van 80% en wordt het voordeel bij de werknemer belast tegen het voor hem geldende tarief.

Gebruikelijkheidstoets

Er geldt een zgn. gebruikelijkheidstoets. De waarde van aangewezen vergoedingen en verstrekkingen mag niet in belangrijke mate (> 30%) afwijken van wat bij andere gevallen in overeenkomstige omstandigheden gebruikelijk is. Het zwaartepunt van de bewijslast dat het wel in belangrijke mate afwijkt ligt bij de Belastingdienst. Voorbeelden van wat gebruikelijk is:

• flatscreen (is gebruikelijk)
• fiets voor een werknemer terwijl andere werknemers geen fiets krijgen (is gebruikelijk)
• bv met dga en twee werknemers: de dga krijgt niet-zakelijke verstrekkingen; de werknemers krijgen helemaal geen vergoedingen en verstrekkingen (mogelijk dat de inspecteur hier corrigeert als blijkt dat het bedrijf niet kan aantonen dat de verstrekkingen zakelijk zijn)
• bedrijf met dga en verder geen werknemers: salaris van € 250.000 wordt verdeeld in € 100.000 verstrekkingen en vergoedingen en de rest als salaris (is ongebruikelijk)

Onkostenvergoedingen

Ook onder de werkkostenregeling kunt u een vaste onkostenvergoeding blijven verstrekken.

Voor gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten mag u een vaste, onbelaste kostenvergoeding geven zonder deze onder te brengen in uw vrije ruimte. U moet dan wel voldoen aan de volgende voorwaarden:

• U kunt het bedrag van de vrijstellingen en kosten aannemelijk maken.
• U omschrijft elke vrijstelling en kostenpost en geeft een schatting van het bedrag.
• U geeft aan uit welke bedragen de vaste kostenvergoeding is opgebouwd (bedragen voor vrijstellingen en andere kostenposten).
• U onderbouwt de vaste kostenvergoeding met een onderzoek vooraf naar de werkelijk gemaakte kosten en u herhaalt dit als wij daarom vragen of als de omstandigheden wijzigen. Deze voorwaarde geldt alleen voor nieuwe vaste kostenvergoedingen. Voor vaste kostenvergoedingen die al bestonden voordat u de werkkostenregeling ging toepassen, hoeft u niet opnieuw onderzoek te doen als de omstandigheden waarop u de vergoeding hebt gebaseerd, gelijk zijn gebleven.

Als u niet aan deze voorwaarden voldoet, moet u de vaste kostenvergoedingen voor gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten onderbrengen in uw vrije ruimte om ze onbelast te kunnen geven. Doet u dat niet, dan zijn ze belast.

Vergoedingen die niet gericht zijn vrijgesteld en die geen intermediaire kosten zijn, kunt u als een vaste, onbelaste kostenvergoeding geven als u deze in uw vrije ruimte onderbrengt. Brengt u de vergoedingen niet in uw vrije ruimte onder, dan horen ze tot het loon van de werknemer.

Na een aantal jaren waarin bedrijven zelf konden kiezen of ze wel of niet wilden deelnemen aan de werkkostenregeling is de regeling nu dus per 1 januari 2015 voor iedereen verplicht. De staatssecretaris heeft alvorens deze beslissing te nemen een consultatieronde gehouden. Uit deze ronde bleken enkele gebreken van de oude regeling. Met een aantal aanpassingen hoopt de staatsecretaris de meeste gebreken te hebben verholpen. De laatste aanpassingen betreffen:

1. Beperkte invoering noodzakelijkheidscriterium
   Op grond van dit criterium kan een werkgever zaken die een werknemer nodig heeft om zijn werk te kunnen doen belastingvrij vergoeden. De invoering wordt beperkt tot gereedschappen, computers en mobiele communicatiemiddelen.
2. Jaarlijks afrekenen
   De werkgever hoeft nog maar een keer per jaar af te rekenen over een eventuele overschrijding van de vrije ruimte. Dit was per maand.
3. Concernregeling
   Binnen een concern mag de vrije ruimte optimaal worden benut. Voorwaarde is dat de moedermaatschappij meer dan 95% van de aandelen in de (klein)dochters bezit.
4. Vrijstelling voor korting op branche-eigen producten
   Voor personeelskortingen op producten uit het eigen bedrijf wordt een gerichte vrijstelling ingevoerd. Hierbij gelden de grenzen zoals in de oude regeling van toepassing.
5. Geen onderscheid tussen vergoeden, verstrekken of ter beschikkingstellen
   Voor bepaalde werk gerelateerde voorzieningen die in geld worden vergoed komt een gerichte vrijstelling.

Om dit pakket te financieren wordt het percentage van de vrije ruimte met ingang van 2015 verlaagd tot 1,2%.

Inrichting administratie

In de administratie kunnen verschillende grootboekrekeningen opgenomen zijn die betrekking hebben op personeelskosten. Om het onderscheid tbv de WKR te maken kan per grootboekrekening een toevoeging worden gedaan of het intermediaire-, gericht vrijgestelde kosten, nihil waarderingen of kosten zijn die onder het forfait vallen. Het kan dus voorkomen dat er aan één grootboekrekening in de oude situatie drie nieuwe worden toegevoegd.

BTW

De meeste financiële pakketten kunnen geen overzichten generen inclusief BTW. De meeste pakketten kunnen wel grootboek overzichten genereren waarop de verrekende BTW apart zicht baar is. Hier kan ook gebruik van worden gemaakt.

Wat dient u nu te doen?

• Inventariseer de vergoedingen en verstrekkingen die u nu doet
• Zorg dat uw financiële administratie is/wordt ingericht voor de toepassing van de WKR
• Zorg dat u inzicht krijgt in de stand van de vergoedingen/verstrekkingen in relatie tot de 1,2% grens.
• Mogelijk kunt u nog aanpassingen doen binnen de vergoedingen en verstrekkingen zodat deze binnen de 1,2% grens blijven.
• Indien u ruim onder de 1,2% grens blijft kunt u beoordelen of u deze onbenutte ruimte alsnog wilt gebruiken.

Overzicht vergoedingen en verstrekkingen (2015)

U kunt het overzicht ook vinden onder onze "Downloads"