KLACHTENREGELING
Mochten een opdrachtgever en/of andere betrokkenen aanmerkingen hebben op het handelen van een medewerker of op de dienstverlening van Bouwer & Officier B.V. en/of Bouwer & Officier Accountants B.V. dan kan / kunnen deze zich wenden tot de compliance officer van Bouwer & Officier B.V. / Bouwer & Officier Accountants B.V., mevrouw J. Steehouwer AA, dan wel tot een van de directieleden, de heer M. Duijm RA.
Wij gaan ervan uit dat meldingen te goeder trouw zijn en uiting geven aan oprechte, gegronde zorg. Alle meldingen worden door ons zorgvuldig beoordeeld. Wij zullen uw klacht of melding vertrouwelijk behandelen.
KLOKKENLUIDERSREGELING
1. Algemeen
Ingevolge art. 32 van de Verordening accountantsorganisaties (VAO) dient een accountantsorganisatie te beschikken over een klokkenluidersregeling.
Art. 32 VAO
- De accountantsorganisatie heeft een regeling die waarborgt dat personen van buiten de accountantsorganisatie en bij haar verbonden personen zonder gevaar voor hun rechtspositie vermeende onregelmatigheden binnen of (mede) buiten de accountantsorganisatie aan de orde kunnen stellen. Deze regeling leidt ertoe dat klachten worden vastgelegd, vertrouwelijk en tijdig worden behandeld en dat de onregelmatigheden waarover wordt geklaagd, indien gegrond, tijdig worden afgehandeld door het nemen van passende maatregelen door de accountantsorganisatie.
- De in het eerste lid bedoelde regeling wordt in elk geval op de website van de accountantsorganisatie geplaatst. In geval een accountantsorganisatie niet over een website beschikt, verspreidt zij deze regeling op een andere wijze binnen de accountantsorganisatie en stuurt zij deze regeling desgevraagd toe aan personen buiten de accountantsorganisatie.
2. Reikwijdte
Deze klokkenluidersregeling heeft betrekking op de volgende situaties:
- handelingen die leiden tot strafbare feiten door de accountantsorganisatie of haar medewerkers;
- alle werkelijke of vermoede andere overtredingen van externe wet en regelgeving door de accountantsorganisatie of haar medewerkers;
- alle werkelijke of vermoede overtredingen van interne regelgeving door de accountantsorganisatie of haar medewerkers;
- (dreigende) intimidatie van medewerkers door collega's dan wel leidinggevenden;
- (dreigende) onrechtmatige vernietiging of manipulatie van gegevens of informatie;
- en verder alle situaties die naar de mening van een melder voor melding aan de vertrouwenspersoon in aanmerking komen.
Indien er sprake is van verschillen van inzicht, dan wel klachten over het optreden van de accountantsorganisatie dan wel haar medewerkers, kan ook gebruik worden gemaakt van deze klokkenluidersregeling. Het verschil met de hiervoor genoemde richtlijnen hangt samen met het feit dat gebruik van de klokkenluidersregeling altijd op basis van anonimiteit plaatsvindt.
3. Procedure
- Indien sprake is van een situatie die onder de reikwijdte van deze klokkenluidersregeling valt, heeft de melder de mogelijkheid deze te melden aan de vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon binnen Bouwer & Officier B.V. en Bouwer & Officier Accountants B.V. is mevrouw J. Steehouwer AA.
- Iemand die gebruik maakt van de klokkenluidersregeling kan de melding anoniem doen bij de vertrouwenspersoon van Bouwer & Officier, J. Steehouwer AA, middels een brief of emailbericht; Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.
- De vertrouwenspersoon heeft de verplichting de melding binnen een week na ontvangst van de melding te bevestigen. In deze bevestiging maakt de vertrouwenspersoon ook melding van de procedure en termijn die gevolgd gaan worden bij de behandeling van de melding;
- Uiterlijk na 4 weken bericht de vertrouwenspersoon aan de melder welke maatregelen er zijn genomen en hoe de verdere afhandeling zal verlopen. In de bijzondere situatie dat dit bericht niet binnen 4 weken gedaan kan worden meldt de vertrouwenspersoon dit aan de melder en geeft aan binnen welke termijn afhandeling alsnog plaatsvindt.
- Externe derden kunnen eveneens een melding verrichten via mevrouw J. steehouwer AA, middels een brief of emailbericht Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.
-
- Indien sprake is van een situatie genoemd onder A en E, informeert de vertrouwens-persoon onmiddellijk de beleidsbepaler. De vertrouwenspersoon informeert hierover tevens de melder.
- Indien sprake is van een (dreigende) overtreding van interne of externe beroepsregelgeving informeert de vertrouwenspersoon de compliance officer.
- Bij het informeren van de beleidsbepaler en compliance officer als bedoeld in de punten 5a en 5b maakt de vertrouwenspersoon de bron niet bekend.
- De vertrouwenspersoon informeert de melder uiterlijk na vier weken over de afhandeling van zijn melding en de maatregelen die zijn genomen. Indien deze termijn door onvoorziene omstandigheden niet kan worden gehaald, informeert de vertrouwenspersoon de melder hierover en geeft hij aan op welke termijn de melder zal worden geïnformeerd over de afwerking van diens melding.
- Meldingen die betrekking hebben op een (dreigende) overtreding van interne of externe beroepsregelgeving worden in alle gevallen door de vertrouwenspersoon afgehandeld in overleg met de compliance officer met inachtneming van de vertrouwelijkheid.
4. Vertrouwelijkheid
De melding, de correspondentie hierover en de behandeling geschieden onder volledige geheimhouding en vertrouwelijkheid, tenzij de melder de vertrouwenspersoon ontheft van zijn geheimhoudingsplicht.
Het bestuur van de accountantsorganisatie garandeert dat medewerkers die meldingen aan de vertrouwenspersoon doorgeven op grond van deze klokkenluidersregeling, dat de melding op geen enkele wijze van negatieve invloed zal zijn op zijn/haar functioneren binnen de accountantsorganisatie, dan wel zijn/haar carrière.